Hysbysiad Preifatrwydd Oriel Môn
Dim ond yn unol â’r ddeddfwriaeth gyfredol a’r hysbysiad preifatrwydd hwn y bydd y wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu.
Cyflwyniad
Pwrpas yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw eich helpu i ddeall pam mae Oriel Môn yn gofyn am eich data personol, sut rydym yn defnyddio’r data, ein rhwymedigaethau dan y gyfraith a’ch hawliau chi.
Caiff eich data ei brosesu yn unol â’r rhwymedigaethau a nodir yn y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (UE) 2016/679, Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (Cyfarwyddeb y CE) 2003.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynghylch ein hysbysiad preifatrwydd neu sut mae Oriel Môn yn defnyddio eich data, cysylltwch ag:
Esther Roberts, Uwch Reolwr, Oriel Môn, Rhosmeirch, Llangefni, Ynys Môn, LL77 7TQ
estherroberts@ynysmon.llyw.cymru
01248 7244 44
Mae Oriel Môn yn adran o fewn y gwasanaeth Dysgu Gydol Oes, Adran Addysg Sgiliau a Phobl Ifanc, Cyngor Sir Ynys Môn. Cyngor Sir Ynys Môn (y Cyngor) yw’r rheolwr data ar gyfer eich gwybodaeth. Mae hyn yn golygu bod y Cyngor yn diogelu eich gwybodaeth ac yn penderfynu sut y bydd yn cael ei defnyddio. Y term cyfreithiol ar gyfer defnyddio gwybodaeth yw prosesu. Hefyd, y term cyfreithiol ar gyfer gwybodaeth amdanoch chi yw 'data personol'.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynghylch ein hysbysiad preifatrwydd, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Cyngor:
Rheolwr Llywodraethiant Gwybodaeth Gorfforaethol a Swyddog Diogelu Data
Rydym yn gobeithio y bydd ein swyddog diogelu data yn gallu datrys unrhyw ymholiad neu bryder y bydd gennych ynghylch y defnydd yr ydym yn ei wneud o’ch gwybodaeth bersonol.
Pwy ydym ni?
Mae Oriel Môn yn amgueddfa ac oriel gelf ar Ynys Môn. Mae gan Oriel Môn rôl allweddol yn y celfyddydau gweledol a threftadaeth yng ngogledd Cymru ac mae’n darparu rhaglen broffesiynol o safon uchel o arddangosfeydd a digwyddiadau artistig a threftadaeth.
Mae Oriel Môn yn gofalu am waith celf ac arteffactau ar ran y cyhoedd ac yn darparu rhaglenni ymgysylltu cymunedol ac addysgu ac yn cefnogi artistiaid a gwneuthurwyr newydd. Mae Oriel Môn yn hyrwyddo’r iaith Gymraeg ac yn ganolfan ar gyfer cymunedau Ynys Môn.
Sut rydym yn defnyddio’ch data personol
Mae eich data yn bwysig i ni. Dim ond yn unol â’r ddeddfwriaeth gyfredol a’r hysbysiad preifatrwydd hwn y bydd y wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei phrosesu. Mae sut rydym yn defnyddio eich data yn dibynnu ar eich perthynas ag Oriel Môn, Cyngor Sir Ynys Môn. Ni chaiff y wybodaeth ei defnyddio at ddibenion nad ydynt yn gydnaws â pham y mae’n cael ei chasglu yn y lle cyntaf.
Mae Oriel Môn yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol oherwydd bod ganddi ddyletswydd gyfreithiol neu hawl i wneud hynny; neu i gyflawni tasg budd y cyhoedd; neu oherwydd eich bod wedi rhoi eich caniatâd; neu ar gyfer buddiannau busnes dilys. Y term cyfreithiol ar gyfer hyn yw ‘sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth
Mae Oriel Môn yn casglu ac yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol oherwydd bod ganddi ddyletswydd gyfreithiol neu hawl i wneud hynny (contract); neu i gyflawni tasg budd y cyhoedd; neu i warchod eich buddiannau allweddol; neu oherwydd eich bod wedi rhoi eich caniatâd; neu ar gyfer buddiannau busnes dilys. Y term cyfreithiol ar gyfer hyn yw 'sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'.
Contract
Mae Oriel Môn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol oherwydd ei bod yn ofyniad cytundebol. Os na chaiff y wybodaeth angenrheidiol ei darparu, bydd y gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt yn dod i ben, neu ni fyddant yn cael eu darparu.
Enghraifft
Trosglwyddo perchnogaeth gwaith celf a/neu arteffactau i gasgliad Oriel Môn.
Trosglwyddo hawlfraint gwaith celf a/neu arteffactau i Oriel Môn.
Gweinyddu benthyg darn o waith celf a/neu arteffact.
Prynu gweithiau celf, cynhyrchion neu docynnau yn ein siop ac ar-lein.
Archebu lle mewn arddangosfa, digwyddiad neu logi ystafell.
Gwneud rhodd.
Caniatâd
Mae Oriel Môn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol oherwydd eich bod wedi rhoi eich caniatâd penodol i’r wybodaeth gael ei phrosesu. Noder, gan eich bod wedi rhoi caniatâd i’r wybodaeth gael ei phrosesu, mae gennych hawliau ychwanegol, ac maent yn cael eu hesbonio isod.
Enghraifft
Sicrhau bod gwybodaeth farchnata berthnasol ynghylch arddangosfeydd, digwyddiadau a gwasanaethau yn Oriel Môn yn cael ei hanfon atoch ar e-bost, yn y post neu ar y ffôn. Gallwch ddweud wrthym sut yr ydych yn dymuno cyfathrebu â ni, gyda chategorïau dewis clir ac opsiwn optio allan pan fyddwn yn anfon unrhyw wybodaeth farchnata neu gasglu arian atoch.
Cysylltu â chi gyda manylion ynghylch sut y gallwch gefnogi ein gwaith drwy roi cyfraniad neu rodd.
Tynnu lluniau o gyfranogwyr Oriel Môn a’u defnyddio i bwrpas dogfennu a marchnata.
Bydd y Cyngor yn casglu a rhannu gwybodaeth gyda chyrff cyhoeddus a fydd yn cynnwys peth data personol. Noder y bydd y Cyngor yn casglu ac yn rhannu data gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (AGW) mewn perthynas â’i waith archwilio a’i astudiaethau. Bydd rhannu data hefyd yn digwydd yn unol â’r ddyletswydd yn Adran 33 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009.
Buddiannau busnes dilys
Yn yr achos hwn, mae’r Cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer buddiannau busnes dilys. Rydym yn gwneud hynny dim ond os nad oes unrhyw anfantais amlwg i chi drwy ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol yn y ffordd hon.
Enghraifft
Anfon arolwg ymwelydd neu adborth atoch trwy e-bost i'n helpu i ddeall sut y gallwn wella'r gwasanaeth a ddarparwn i chi.
Rhannu'ch data'n ddiogel gyda chyflenwr i ymgymryd â phostio uniongyrchol ar ein rhan.
Rheoli data ar daenlenni diogel yn annibynnol ar ein system werthiant electronig (EPOS).
Defnyddio data anhysbys i helpu i wneud ein deunydd marchnata yn fwy effeithiol.
Defnyddio data anhysbys fel y gallwn roi gwybodaeth i'n cyllidwyr.
Segmentu eich data i sicrhau eich bod yn cael gwybodaeth berthnasol.
Defnyddio meddalwedd anfon e-bost torfol ar gyfer ein negeseuon e-bost marchnata.
Tynnu lluniau o'n cynulleidfa yn ein mannau arddangos neu ein mannau cyhoeddus i'w defnyddio yn ein gweithgarwch marchnata a hyrwyddo.
Tynnu a storio lluniau/ffilm camerâu cylch cyfyng at ddibenion diogelwch.
Cysylltu ag ysgolion, colegau grwpiau cymunedol a sefydliadu am berfformiadau a phrojectau perthnasol sydd ar y gweill.
Cysylltu ag aelodau'r wasg gyda gwahoddiadau i nosweithiau i'r wasg, datganiadau i'r wasg a syniadau a chyfleoedd am storïau.
Gwahodd cyllidwyr, budd-ddeiliaid ac aelodau'r sector celfyddydau, diwylliant ac amgueddfeydd.
Anfon gwybodaeth at gyllidwyr, budd-ddeiliaid a chynrychiolwyr cyhoeddus am ddatblygiadau newydd yn Oriel Môn sydd er budd y cyhoedd.
Rheoli cysylltiadau gyda chyllidwyr a chyfranwyr posibl.
Cysylltu ag aelodau Ymddiriedolaeth Ynys Môn trwy e-bost a thrwy’r post gyda gwybodaeth am arddangosfeydd a’r newyddion diweddaraf.
Rheoli cynnal rhaglenni addysg a chymunedol ac unrhyw ddosbarthiadau, gweithdai a phrojectau eraill sy'n cynnwys cysylltu â rhieni/gwarcheidwaid os oes yna newidiadau i sesiynau ac ati.
Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu a’i chadw?
Mae’r wybodaeth yr ydych yn ei rhoi i ni yn cael ei chadw a’i defnyddio ar gyfer dibenion gweinyddu, hysbysebu, marchnata a chodi arian. Gofynnir i chi am wybodaeth bersonol a byddwn yn cadw eich enw, llofnod, cyfeiriad a manylion cyswllt pan fyddwch yn rhoi gwaith celf a/neu arteffactau ar fenthyg i Oriel Môn neu’n eu rhoi fel rhodd. Bydd y manylion hyn yn cael eu cadw fel cofnodion papur neu ar daenlenni sy’n cael eu cadw dan glo a mynediad yn cael ei gyfyngu i staff penodol.
Gofynnir i chi am wybodaeth bersonol a byddwn yn cadw eich enw, manylion cyswllt a dewisiadau cysylltu pan fyddwch yn prynu tocynnau neu gynhyrchion o’n siop (gan gynnwys ar-lein). Maent yn cael eu cofnodi ar fodiwl CRM (Rheoli Cysylltiadau Cwsmer) ein system werthiant electronig (EPOS) (Haven a Shopify). Byddwn yn rhannu’r data yma gyda cynllun ‘Profi, Olrhain, Diogelu’ Llywodraeth Cymru. Mae ganddynt yr hawl ir gwybodaeth yma am gyfnod o 21 diwrnod ar ol eich ymweliad.
Pan fyddwch yn prynu newyddau yn y siop, mi fydd staff yn gofyn I chi am eich manylion (cyfeiriad ac enw) ac mae rhain yn gael ei recordio ar system CRM ein system EPOS (Haven).
Pan fyddwch yn prynu arlein, mae eich manylion yn cael ei recordio gan Shopify a Worldpay.
Byddwn yn cofnodi eich manylion pan fyddwch yn gwneud rhodd, yn ymuno fel aelod o’r Ymddiriedolaeth neu’n cynllun ffyddlondeb, neu’n ymuno â’n rhestr bostio.
Os ydych yn gwneud rhodd, byddwn yn cadw cofnod o fanylion y rhodd (swm a dyddiad) a’ch statws Rhodd Cymorth. Bydd y manylion hyn yn cael eu cadw ar daenlenni ac yn cael eu hamgryptio neu eu diogelu gyda chyfrinair. Mae ein holl staff wedi derbyn hyfforddiant Safonau Diogelwch Diwydiant y Cardiau Talu (PCIDSS) a diogelu data corfforaethol.
Pan fyddwch yn defnyddio ein gwefan byddwn yn defnyddio cwcis i alluogi trafodion ar-lein, i ddeall sut mae pobl yn defnyddio ein gwefan ac i lywio hysbysebu digidol.
Byddwn yn cadw cofnod o’ch manylion cerdyn banc neu gredyd a ddefnyddiwyd i wneud taliad, ond dim ond dros dro ac i brosesu eich trafodiad yn unig, gan gynnwys ar-lein. Rydym yn cydymffurfio’n llawn â chanllawiau a pholisïau diogelwch PCIDSS.
Byddwn yn storio gwybodaeth bersonol a fydd yn cynnwys rhai o’r canlynol:
Enwau llawn a theitlau.
Cyfeiriadau post.
Cyfeiriadau e-bost.
Rhif ffôn (llinellau tir neu ffônau symudol).
Enw plentyn (os yw rhiant neu warcheidwaid yn llogi lle ar weithdy, gan gynnwys digwyddiadau teuluol, gweithdai, Clwb Celf, Criw Celf, Portffolio, Codi’r Bar, lleoliadau gwirfoddol).
Gofynion mynediad.
Dewisiadau cysylltu neu ddiddordebau.
Manylion cerdyn talu.
Statws Cymorth Rhodd/treth.
Gwybodaeth a gesglir trwy arolygon a holiaduron.
Gwybodaeth a gesglir trwy cwcis.
Gyda phwy ydym yn rhannu eich gwybodaeth?
Bydd y data sydd gan Oriel Môn amdanoch yn cael ei ddatgelu i’r categorïau canlynol o ddarparwyr gwasanaeth trydydd parti sy’n cyflawni swyddogaethau ar ein rhan. Rydym yn mynnu bod ein darparwyr gwasanaeth trydydd parti yn defnyddio’ch Data Personol yn unig fel bo’r angen i ddarparu’r gwasanaethau gofynnol i ni ac mae pob darparwr gwasanaeth yn gorfod cadw at set o delerau sy’n gyson â’r polisi preifatrwydd hwn, a’r gyfraith. Maent yn cynnwys:
- Ymddiriedolaeth Oriel Môn Trust
- darparwyr cynnal i storio a throsglwyddo'ch data yn ddiogel
- darparwyr rheoli hunaniaeth i ddibenion gwirio
- darparwyr meddalwedd cronfa ddata i reoli ac olrhain eich data
- ymgynghorwyr cyfreithiol a chydymffurfio, megis cwnsel allanol, archwilwyr allanol, neu ymgynghorwyr treth
- darparwyr marchnata sy'n anfon gwybodaeth ar ein rhan
- darparwyr cyfleusterau talu i brosesu'n ddiogel daliadau yr ydych yn eu gwneud i ni
Yn yr achosion hyn, rydym yn mynnu bod y trydydd partïon hyn yn cydymffurfio'n llwyr â'n cyfarwyddiadau a chyda deddfau diogelu data, er enghraifft yn ymwneud â diogelwch data personol. Fel rheol, nid ydym yn rhannu gwybodaeth gyda chwmnïau eraill.
Efallai y byddwn yn rhannu eich data os ydym dan ddyletswydd i ddatgelu eich gwybodaeth bersonol er mwyn cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol, er enghraifft, i gyrff y llywodraeth ac asiantaethau gorfodi'r gyfraith. Gallant gynnwys MALD a Chyngor Celfyddydau Cymru/Llywodraeth Cymru, Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru (WEFO), Gwasanaethau eraill Cyngor Sir Ynys Môn, Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn, Awdurdodau Lleol a chyrff ariannu eraill. Bydd eich gwybodaeth ond yn cael ei rhannu ar gyfer y pwrpas y’i bwriedir.
Am faint ydym yn cadw eich gwybodaeth?
Caiff eich gwybodaeth bersonol ei chadw dim ond cyhyd ag y bydd ei hangen neu cyhyd ag y bydd yn angenrheidiol yn unol â’r Amserlen Gadw, a bydd yn cael ei dileu yn ddiogel. Mae’r cyfnodau cadw’n cael eu nodi yn rhestr o gyfnodau cadw Oriel Môn, y cyfeirir ati fel amserlen gadw. Os ydych yn dymuno gweld copi o’n Amserlen Gadw, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data - DPO@anglesey.gov.wales.
Mae ein holl gylchlythyrau’n cynnwys yr opsiwn i dynnu eich enw oddi ar ein rhestr ddosbarthu ar gyfer e-gylchlythyrau.
Cadw gwybodaeth yn gyfredol
Byddem wir yn gwerthfawrogi pe gallech roi gwybod inni pe bai eich manylion cyswllt yn newid.
Beth yw eich hawliau?
Mae gennych hawliau cyfreithiol ac mae’n bwysig eich bod yn gwybod beth ydynt.
Mae gennych hawl i dderbyn cadarnhad bod gwybodaeth amdanoch yn cael ei defnyddio
Bydd y Cyngor yn darparu cadarnhad i chi os byddwch yn gofyn amdano.
Mae gennych yr hawl i gael copi o’ch data personol
Byddwch yn cael copïau o’ch data personol o fewn y cyfnod statudol o fis (neu os yw darparu’ch data personol yn fater cymhleth, gwneir hyn cyn gynted ag y bo’n rhesymol o fewn 3 mis). Bydd eich data personol yn cael ei ddarparu ar eich cyfer yn rhad ac am ddim, fodd bynnag, os ystyrir bod eich cais yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol, codir ffi resymol. Gallwch ofyn am eich data personol trwy gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Cyngor.
Mae gennych hawl i gael cywiro unrhyw wybodaeth amdanoch. Gelwir hyn yn hawl cywiro
Mae gennych yr hawl i ofyn i’ch data personol gael ei gywiro os yw’n anghywir neu’n anghyflawn. Gwneir hyn o fewn 1 mis, neu os yw eich cais yn un cymhleth, o fewn 3 mis.
Yr hawl i gael dileu data personol
Mae gennych hawl i gael dileu eich data personol mewn amgylchiadau penodol:
Lle nad yw’r data personol bellach yn angenrheidiol mewn perthynas â’r pwrpas y cafodd ei gasglu/ei brosesu yn wreiddiol.
Os byddwch yn tynnu eich caniatâd yn ôl.
Pan fyddwch chi’n gwrthwynebu i’r Cyngor brosesu’r data ac nad oes unrhyw ddiddordeb cyfreithlon hollbwysig dros barhau â’r prosesu.
Os yw’r data personol wedi’i brosesu’n anghyfreithlon.
Pan mae’r data personol yn gorfod cael ei ddileu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol; neu
Pan fydd y data personol yn cael ei brosesu mewn perthynas â chynnig gwasanaethau cymdeithas wybodaeth i blentyn, er enghraifft, “ap” a ddatblygwyd yn benodol ar gyfer plant.
Yr hawl i gyfyngu prosesu
Pan honnir bod y data’n anghywir neu os gweithredwyd yr hawl i gael gwared arno, fe allwch chi ofyn i’r Cyngor gyfyngu ar brosesu nes bod y gwiriadau dilysu wedi cael eu cwblhau.
Yr hawl i gludadwyedd data
O dan amgylchiadau penodol, mae gennych hawl i dderbyn a defnyddio eich data personol ar draws gwahanol wasanaethau. Dylech gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Cyngor os ydych yn meddwl bod yr hawl hwn yn berthnasol i chi.
Yr hawl i wrthwynebu
Yn ogystal â’r hawl i wrthwynebu i’ch gwybodaeth gael ei defnyddio ar gyfer marchnata uniongyrchol, mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu yn seiliedig ar gyflawni tasg er budd y cyhoedd/ymarfer awdurdod swyddogol (gan gynnwys proffilio), a phrosesu at ddibenion ymchwil wyddonol/hanesyddol ac ystadegau.
Yr hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg
Golyga hyn, os yw’r Cyngor yn defnyddio eich caniatâd i brosesu eich data personol, gallwch ei dynnu’n ôl drwy ffonio neu e-bostio Oriel Môn neu dynnu eich enw oddi ar ein rhestr ddosbarthu cylchlythyrau. Nid yw hyn yn newid cyfreithlondeb y prosesu sy’n digwydd cyn i chi dynnu eich caniatâd yn ôl.
Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomataidd
Mae gennych yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau sy’n seiliedig ar brosesu awtomataidd yn unig, gan gynnwys proffilio, sy’n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol arnoch chi neu’n effeithio arnoch chi mewn ffordd arwyddocaol.
Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn
Gall ein Hysbysiad Preifatrwydd newid o dro i dro, felly efallai y dymunwch gael golwg arno bob tro y byddwch yn ymweld â'n gwefan. Bydd unrhyw newidiadau yn dod i rym o'r amser y cânt eu rhoi ar y dudalen hon. Os byddwn yn gwneud unrhyw newidiadau sylweddol yn y ffordd rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, byddwn yn gwneud hyn yn glir ar ein gwefan a/neu drwy gysylltu â chi yn uniongyrchol.
Cwynion/torri diogelwch data
Mae’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol hefyd yn rhoi’r hawl i chi gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwyliol lle rydych chi’n gweithio, yn byw fel arfer neu os digwydd unrhyw achos honedig o dorri diogelwch data.
Os bydd achos o dorri diogelwch data yn arwain at ddinistrio, colli, datgelu neu fynediad at ddata personol yn ddamweiniol neu’n anghyfreithlon, bydd Oriel Môn yn asesu’r risg i hawliau a rhyddid pobl yn brydlon ac, os yw’n briodol, rhoi gwybod am yr achos o dorri diogelwch data i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Yr awdurdod goruchwyliol yn y DU yw’r Comisiynydd Gwybodaeth sydd ar gael yn https://ico.org.uk/concerns
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer SK9 5AF
E-bost: casework@ico.gsi.gov.uk
Ffôn: 0303 123 1113
Cyhoeddwyd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn ar 20/11/2019
Dyddiad 20/11/2019